این آینده است و زندگی روزمره ما را تحت تأثیر قرار می دهد، اما اغلب به همان اندازه عمیق است که توضیح داده می شود. فایده واقعی ابر چیست؟ چرا شرکت‌ها سرمایه‌گذاری در پلت‌فرم‌های خدمات یکپارچه ارتباطی مبتنی بر ابر (UCaaS) را انتخاب می‌کنند؟ بیایید نگاهی عمیق‌تر به یکی از این فناوری‌های یکپارچه به نام Voice over Internet Protocol (VoIP) بیندازیم که ابر را طوفانی می‌کند.
سیستم تلفن VoIP چیست؟
یک سیستم تلفن VoIP به جای صرافی سنتی شعبه خصوصی (PBX) ، یک شبکه تلفن خصوصی که از لحاظ تاریخی بسیاری از خطوط ثابت تجاری را به هم متصل می‌کند، تماس‌ها را از طریق ابر تسهیل می‌کند.
این بخشی از ارتباطات و همکاری یکپارچه (UCC) است که ارتباطات تجاری را به ابر متصل می کند. تماس‌ها، جلسات و پیام‌ها را روی یک پلتفرم یکپارچه متمرکز می‌کند و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد با تیم‌ها، مشتریان، تامین‌کنندگان و موارد دیگر از طریق یک برنامه کاربردی در هر دستگاه متصل به اینترنت ارتباط برقرار کنند.
با سیستم تلفن VoIP، کاربران می توانند به راحتی بین تماس های صوتی، کنفرانس های ویدئویی، یا حتی از ویژگی های پیام رسانی فوری VoIP بدون تکیه بر خدمات تلفن ثابت یا تلفن همراه سنتی استفاده کنند. برای ایجاد ارتباطات عمیق تر با مشتریان، کاربران می توانند با چت ویدیویی به VoIP اعتماد کنند .
راه حل های هک شده و تکیه بر دستگاه های شخصی نه پایدار هستند و نه ایمن. یک زیرساخت VoIP به کسب و کارها چابکی و انعطاف پذیری برای پشتیبانی از یک چارچوب راه دور را ارائه می دهد. کارمندان را قادر می سازد تا از هر نقطه تماس بگیرند. این سیستم مبتنی بر ابر آنها را بدون توجه به اینکه تیم‌ها چگونه و کجا کار خود را انجام می‌دهند، مرتبط و سازنده نگه می‌دارد.
برای راه اندازی سیستم تلفن VoIP به چه چیزهایی نیاز دارید؟
دو شرط ضروری برای راه اندازی پلتفرم مشاوره تلفنی وجود دارد. ابتدا به یک اتصال اینترنتی امن و قوی نیاز دارید. این نقطه قوت سیستم شماست. دوم، شما نیاز به تمایل دارید تا با آینده کاری خود سازگار شوید. آینده کار اکنون است و انعطاف پذیرتر از همیشه است.
سیستم شما باید مقیاس پذیر باشد ، دسترسی آسان به ویژگی ها را فراهم کند، تداوم و امنیت کسب و کار را تضمین کند، همه با قیمت مقرون به صرفه. این تعهد به فناوری اطلاعات انعطاف پذیر، کسب و کار شما را متمایز می کند.
نحوه راه اندازی سیستم تلفن پلتفرم مشاوره تلفنی در 10 مرحله
راه اندازی یک سیستم VoIP زمانی آسان است که به درستی انجام شود. بیایید به ده مرحله ساده برای پیکربندی موثر سیستم تلفن پلتفرم مشاوره تلفنی نگاه کنیم.
1. نیازهای تیم خود را ارزیابی کنید
با در نظر گرفتن سیستم تلفن موجود خود شروع کنید. آیا تلفن ثابت منسوخ یا کارمندانی دارید که دور از میز خود روی وسایل شخصی کار می کنند؟ به طور کلی، باید بپرسید که سیستم چه کاری را درست و بهتر انجام می دهد.
مطمئن شوید که دامنه کامل آنچه را که نیاز دارید درک کرده اید. آیا فقط به دنبال یک سیستم تلفنی هستید یا یک ابزار ارتباطی یکپارچه همه کاره با ویدئو کنفرانس، مراکز تماس چت و موارد دیگر؟
درک کنید که تحرک چقدر برای شرکت شما مهم است. آیا نیروی کار انعطاف پذیر، ترکیبی یا متحرک دارید که می تواند از یک راه حل انعطاف پذیر بهره مند شود؟ با ثبت جنبه های خوب، بد و زشت راه حل فعلی خود، می توانید خود را برای موفقیت آماده کنید.
2. تحقیق در مورد انواع پلتفرم مشاوره تلفنی
اکنون که مشکلی را که می‌خواهید حل کنید شناسایی کرده‌اید، وقت آن است که تحقیقات خود را انجام دهید. نحوه کار سامانه مشاوره تلفنی و سیستم های مختلف موجود را بدانید.
در محل: یک گزینه پیش‌فرض برای کسب‌وکارها، که اغلب به عنوان سیستم‌های قدیمی شناخته می‌شود، که در آن یک شرکت سخت‌افزار، از جمله سرورها و سوئیچ‌ها را خریداری می‌کند و سرویس را در محل میزبانی می‌کند. مالک مسئول نگهداری، به روز رسانی و امنیت است.
VoIP: VoIP فناوری است که تماس ها را به جای خطوط تلفن سنتی از طریق شبکه های داده منتقل می کند. پلتفرم مشاوره تلفنی می تواند در محل یا مبتنی بر ابر باشد.
ترکیبی: شرکت‌ها می‌توانند روی یک سیستم داخلی سرمایه‌گذاری کنند یا آن را با یک راه‌حل مبتنی بر ابر ترکیب کنند .
VoIP میزبانی شده: یک راه حل مبتنی بر ابر، که به کسب و کارها اجازه می دهد از تجهیزات داخلی چشم پوشی کنند. یک ارائه‌دهنده سامانه مشاوره تلفنی میزبان، نرم‌افزار و سخت‌افزار را در خارج از سایت میزبان، نگهداری و به‌روزرسانی می‌کند و اتصال صوتی را از راه دور ارائه می‌کند.
3. بودجه سامانه مشاوره تلفنی را تعیین کنید
هنگام مقایسه سیستم های سامانه مشاوره تلفنی ، مهم است که هزینه های مختلف را در نظر داشته باشید، نه فقط هزینه های اولیه. انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و تداوم کسب‌وکار آینده سیستم نیز بر هزینه‌های VoIP کلی شما تأثیر می‌گذارد.
یک سیستم داخلی نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه، از جمله تجهیزات و تعمیر و نگهداری دارد، در حالی که VoIP میزبان هزینه‌های اولیه کم یا بدون هزینه دارد، فقط هزینه اشتراک ماهانه قابل پیش‌بینی دارد. VoIP میزبانی شده اضافه کردن مکان‌ها و کاربران بیشتری را با مقیاس‌بندی عملیات خود آسان می‌کند.
سیستم های داخلی ممکن است به سخت افزار بیشتری نیاز داشته باشند. از سوی دیگر، سامانه مشاوره تلفنی میزبانی شده انعطاف پذیری بیشتری را به کاربران ارائه می دهد، از هر جایی قابل دسترسی است و امنیت و نگهداری را برون سپاری می کند. اشتراک ماهانه برای بودجه شما بدون دردسر است.
4. ارائه دهنده مناسب را دریافت کنید
هنگامی که به دنبال یک ارائه دهنده سامانه مشاوره تلفنی مناسب هستید ، سوالات مناسب را بپرسید، یک نسخه آزمایشی دریافت کنید و در مورد پیاده سازی بحث کنید.
بازرسی کنید. چک لیستی از سوالات را برای پرسیدن از هر فروشنده احتمالی نگه دارید تا بتوانید گزینه ها را به طور مساوی ارزیابی کنید. با اصول اولیه شروع کنید: قیمت گذاری، ویژگی ها، امنیت و کیفیت خدمات. نظرات آنلاین محصول را بخوانید و از مشتریان بشنوید. ارزیابی کنید که رتبه‌بندی، وفاداری مشتری، پشتیبانی مشتری و برنامه‌های موفقیت چگونه است. در نهایت، جزئیات مربوط به افزونگی مرکز داده، برنامه های تلفن همراه، مقیاس پذیری، قابلیت اطمینان و تجزیه و تحلیل را بررسی کنید. مرور این لیست به شما درک بهتری از گزینه های خود می دهد.
یک نسخه نمایشی دریافت کنید. یک نسخه نمایشی به شما نشان می دهد که چگونه سیستم کار می کند و در پشته فناوری فعلی شما ادغام می شود.
بحث در مورد پیاده سازی برای سؤالات بعدی دوباره به لیست خود مراجعه کنید. مرحله آزمون چیست؟ استقرار چقدر طول می کشد؟ چه کسی از مدیریت پروژه، آموزش و انتقال شماره پشتیبانی می کند؟
5. سخت افزار و نرم افزار لازم را بخرید
برای شروع فقط به جزئیات اولیه نیاز دارید، مانند نام، نام خانوادگی و ایمیل، و پسوند بعدی موجود به طور خودکار پر می شود. می‌توانید مجوزها، تلفن‌های رومیزی یا تلفن‌های نرم‌افزاری را در پورتال مدیریت دسکتاپ یا برنامه تلفن همراه فعال کنید.
با یک سیستم سامانه مشاوره تلفنی میزبانی شده ، شما بر روی ابر کار می کنید، بنابراین فقط به نرم افزار ارائه دهنده خود بدون تجهیزات داخلی نیاز دارید. تلفن رومیزی سازگار با سامانه مشاوره تلفنی اختیاری است، و می توانید آن را از طریق ارائه دهنده خود خریداری کنید یا یک تلفن موجود را برای کار با نرم افزار جدید تنظیم کنید. کاربران می توانند این برنامه را برای Mac/iOS یا Windows/Android دسکتاپ یا تلفن همراه نرم افزاری دانلود کنند.
6. شماره های خود را پورت کنید
حالا بیایید همه چیز را درست کنیم. یک سیستم سامانه مشاوره تلفنی جدید لزوماً به معنای شماره تلفن تجاری جدید نیست. شما به سادگی می توانید یک شماره موجود را به ارائه دهنده جدید خود انتقال دهید و از هرج و مرج سوئیچ جلوگیری کنید. مواد بازاریابی و تبلیغات می‌توانند ثابت بمانند و شما می‌توانید مشتریان را با تحول دیجیتالی افزوده حفظ کنید.
انتقال شماره دارای چند باید و نباید از نظر زمان خرابی است. می‌توانید در پورتال مدیریت ارائه‌دهنده خود درخواست انتقال دهید، اما مطمئن شوید که اطلاعات شما دقیقاً مطابقت دارد و به یاد داشته باشید که انتقال ممکن است تا 15 روز کاری طول بکشد.
در ضمن، تا زمانی که انتقال کامل نشده است، سرویس قبلی خود را لغو نکنید. برای راه‌اندازی و راه‌اندازی سیستم خود در روز اول، می‌توانید از سیستم VoIP خود برای درخواست یک شماره تلفن موقت استفاده کنید و به سادگی تماس‌ها را از طریق شماره کسب‌وکار اصلی خود هدایت کنید.
7. سیستم سامانه مشاوره تلفنی خود را پیکربندی کنید
وقتی مشتری با شماره تلفن اصلی شما تماس می گیرد، تماس به کجا می رود؟ در مورد سفر مشتری از طریق تلفن و اینکه چگونه می توانید تجربه بهتری برای مشتری ارائه دهید، انتقادی بیندیشید . می‌توانید خطوط مستقیم یا برنامه‌های افزودنی را در رابط مدیریت خود راه‌اندازی کنید و یک طرح شماره‌گیری برای ترسیم جریان تماس خود تنظیم کنید.
متصدی خودکار به تعیین محل تماس کمک می کند (به عنوان مثال، برای خالی کردن 2 را فشار دهید). در مرحله بعد، می‌توانید برنامه‌ای برای آماده‌سازی تنظیمات زبان مختلف برای ساعات باز و بسته یا پیام‌های ویژه در طول تعطیلات اضافه کنید. اکنون هنگام افزایش صدای تماس، ابزارهای دیگری مانند گروه های زنگ (اجازه دادن به چندین نماینده برای پاسخ به تماس) یا صف تماس (برای تعیین نفر بعدی در خط) در دسترس شماست.
8. شبکه و سیستم تازه نصب شده خود را تست کنید
وقتی برای شروع آماده شدید، قدرت شبکه خود را بررسی کنید. می توانید این کار را از برنامه پشتیبانی مشتری ارائه دهنده خود انجام دهید. قبل از پخش زنده، مطمئن شوید که همه اعداد را به درستی مسیریابی کرده اید. تست را فراموش نکنید!
9. تیم خود را برای استفاده روزمره آموزش دهید
تا کنون، ما تمام مراحل فنی موفقیت سامانه مشاوره تلفنی را مورد بحث قرار داده ایم. اما شما همچنین به کارکنانی نیاز دارید که سیستم جدید را درک کنند. خوشبختانه، VoIP کاربرپسند است و برای آسان‌تر کردن زندگی شما طراحی شده است، نه سخت‌تر. همه فروشندگان برتر دارای راهنمای کاربر «شروع به کار» و مرکز پشتیبانی مشتری با مقالات و ابزارهای منابع به راحتی قابل دسترسی هستند.
برای تنظیم تنظیمات برگزیده، انتخاب اعلان‌های ایمیل، تغییر آهنگ زنگ و تنظیم پست صوتی برای برنامه‌های افزودنی مستقیم، می‌توانید به راحتی وارد حساب خود شوید. اگر از برنامه دسکتاپ یا تلفن همراه استفاده می کنید، برنامه را به عنوان پیش فرض برای تماس های خروجی تنظیم کنید.
قبل از پخش زنده، به تیم خود آموزش دهید تا همه چیز، از جمله پست صوتی، تماس و پیامک را آزمایش کند. این باعث می شود که آنها با سیستم ها و فرآیندهای جدید راحت باشند و آنها را برای موفقیت آماده کنند.
10. سیستم سامانه مشاوره تلفنی خود را به طور منظم نظارت و نگهداری کنید
هنگام نظارت یا نگهداری پلتفرم مشاوره تلفنی خود وحشت نکنید. ارائه دهنده شما به خوبی شما را پوشش می دهد، بنابراین نیازی به نگرانی در مورد تعمیر و نگهداری منظم ندارید. ارائه دهنده VoIP میزبانی شده سیستم شما را نظارت، پشتیبانی و به روز می کند. مهم است که به دنبال ارتباط مداوم با مشتری در مورد به روز رسانی ها یا ویژگی های جدید باشید و آنها را به تیم خود منتقل کنید.
مزایای استفاده از سیستم تلفن VoIP
ما درک می کنیم که VoIP چیست. ما مراحل راه اندازی آن را می دانیم. حالا بیایید «چرا» را دو برابر کنیم. چرا کسب و کارها VoIP میزبانی شده را انتخاب می کنند ؟
انعطاف پذیری: چرخش اخیر رویدادها ما را به دنیایی کشاند که به ابزارهای منعطف نیاز دارد تا در ارتباط، مولد و کار از هر جایی کار کنیم. از آنجایی که کار منعطف از بین نمی رود، VoIP میزبانی شده بدین معنی است که کارمندان شما می توانند از هر کجا با یک برنامه دسکتاپ یا تلفن همراه پاسخ دهند. با یک پلتفرم مشاوره تلفنی میزبان ابری، لازم نیست با دستگاه های حجیم و قدیمی در محل حضور داشته باشید.
مقرون به صرفه بودن: پلتفرم مشاوره تلفنی یک انتخاب مالی هوشمند بدون سخت افزار و تعمیر و نگهداری گران قیمت، به ویژه SMB ها است.
مقیاس پذیری: VoIP میزبانی شده انعطاف پذیری را برای افزودن برنامه های افزودنی با فشار یک دکمه ارائه می دهد. می توانید بر اساس نیازهای کسب و کار خود را افزایش یا کاهش دهید.
قابلیت اطمینان: VoIP میزبانی شده خطر کمتری در هنگام تخلیه تجهیزات دارد. همانطور که از نزدیک دیدیم، سیستم های VoIP در برابر قطعی، بلایای طبیعی و حتی رویدادهای جهانی چابک و انعطاف پذیر هستند.
چالش های سیستم تلفن VoIP
هیچ پیشرفت تکنولوژیکی از چالش ها مصون نیست. رایج‌ترین چالش‌های VoIP عبارتند از کیفیت تماس، صدای قطع شده یا تماس‌های قطع شده. به دنبال ارائه دهنده ای باشید که زمان کار عالی و خدمات مشتریان شبانه روزی داشته باشد. علاوه بر این، روی یک اتصال اینترنتی قوی سرمایه گذاری کنید – ستون فقرات سیستم تلفن شما.
تماس با همه مشاغل
کارکنان خواستار کار انعطاف پذیر هستند و شرکت ها باید با نیازهای خود سازگار شوند. یک سیستم تلفن VoIP ابزارها و ویژگی‌های لازم را برای پاسخ به این چشم‌انداز تجاری در حال تغییر با یک راه‌حل قوی VoIP فراهم می‌کند که به اندازه نیروی کار شما انعطاف‌پذیر است تا رشد و عملکرد را افزایش دهد.
استفاده روزافزون از راه حل های پلتفرم مشاوره تلفنی همچنین نیازمند بهبود امنیت برنامه های مورد استفاده در محل کار، به ویژه برنامه های تلفن همراه است. درباره مدیریت برنامه تلفن همراه و نحوه تقویت مفهوم دستگاه خود را بیاورید (پلتفرم مشاوره تلفنی ) بیشتر بیاموزید .